Các tổ chức, cá nhân có giấy tờ, tài liệu của Việt Nam cần được công nhận và sử dụng ở nước ngoài phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự đối với các giấy tờ, tài liệu đó. Đây là một thủ tục bắt buộc mà cá nhân, tổ chức Việt Nam phải thực hiện để có thể hoàn tất các hồ sơ xin việc, xin định cư, nhập tịch nước ngoài, kết hôn với người nước ngoài, … Vậy, chứng nhận lãnh sự là gì? Thủ tục này được pháp luật quy định như thế nào? Hãy cùngVlic Consultingtheo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về các vấn đề này theo quy định pháp luật hiện hành.
Ảnh minh hoạ
1. Chứng nhận lãnh sự là gì?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP: “1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.”
2. Yêu cầu đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự
Các giấy tờ, tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự phải đáp ứng các yêu cầu sau:
(i) Được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:
– Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;
– Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
– Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
– Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.[1]
(ii) Không thuộc các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự[2] bao gồm:
+ Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
+ Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự[3].
+ Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
+ Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc[4].
+ Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam[5].
3. Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu
Hồ sơ, thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được quy định cụ thể tại Điều 11, 13 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Điều 9, 10, 11 và Điều 12 Thông tư 01/2012/TT-BNG.
3.1 Trường hợp chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
Bước 1: Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Bước 2: Bộ Ngoại giao thực hiện việc chứng nhận lãnh sự trên cơ sở:
a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc
b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
Thời hạn giải quyết:01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Cơ quan có thẩm quyền:Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự ở trong nước.
3.2 Trường hợp chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Bước 1: Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
Bước 2: Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
Lưu ý: Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
Thời hạn giải quyết:01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Cơ quan có thẩm quyền:Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài.
4. Một số vấn đề cần lưu ý
Về nội dung chứng nhận lãnh sự[6],việc chứng nhận lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan[7], cơ quan, tổ chức và cá nhân đề nghị chứng nhận lãnh sự có trách nhiệm:
– Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mục đích sử dụng các giấy tờ, tài liệu đó;
– Cung cấp thông tin có liên quan cho cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự.
Về việc miễn chứng nhận lãnh sự[8],các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự bao gồm:
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của nước ngoài không yêu cầu phải chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của nước ngoài.
Chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao[9]
Đối với các giấy tờ, tài liệu không đáp ứng điều kiện (i) tại Mục 2 nêu trên, nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao vẫn chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Bộ Ngoại giao. Tuy nhiên, việc chứng nhận trên chỉ áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu sau:
– Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.
– Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên cơ sở kết quả xác minh.
– Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
Căn cứ pháp lý:
– Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
– Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Khoản 4 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ↑
- Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ↑
- Được hướng dẫn bởi Khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG ↑
- Được hướng dẫn bởi Khoản 2 Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG ↑
- Được hướng dẫn bởi Khoản 3 Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG ↑
- Điều 3 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ↑
- Điều 21 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ↑
- Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ↑
- Điều 12 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Điều 5 Thông tư 01/2012/TT-BNG ↑
